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文章作者:admin    时间:2018-10-14 16:52

 

  随着人们环保意识的增强,以及各行业对办公模式需求的不断升级,在现代化、信息化建设步伐的加快的今天,无纸化办公已经由概念逐渐应用到多个行业领域中。

  无纸化办公是指在不用纸张办公,在无纸化办公环境中进行的一种工作方式,无纸化办公需要硬件、软件与通信网络协力才能达到最佳的办公体验。

  在无纸化办公中硬件是不可或缺的重要元素,电脑、搭载原笔迹手写输入技术的终端(比如:电磁屏搭配电磁笔),借助这些硬件商务办公用户可完成电子文档签名、批注、修改等关键应用。而专业图形设计制作用户不必用笔在纸张上进行草稿绘制,只需借助原笔迹手写输入终端在电脑上即可完成操作。另外,前台窗口行业则可以通过两者的搭配,便捷高效的完成信息录入等应用。美国优派公司(ViewSonic)拥有目前最全的原笔迹电磁屏产品线,并且在行业领域中的无纸化化办公成功案例也非常多样。

  在无纸化办公中软件也起着关键做作,其能将搭载原笔迹手写输入技术的终端与电脑进行无障碍串联,同时又能针对不同行业用户提供相应的应用界面,如果将硬件比喻为无纸化办公中的一支笔,那么软件就是一张纸。

  借助网络,工作电子文档可以在各部门间自由传阅,从而得到进一步修改完善,通过硬件、软件与网络的通力协作让工作效率大大提升。

  可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息转换为电子文档借助软件打开,通过对文件传阅、审批流程的定义,领导便可使用搭载原笔迹手写技术的电磁屏通过手写,对电子文件进行亲笔圈阅、批注和签名,从而方便不同用户对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署。省去了传真打印的繁琐步骤,同时也避免了纸张的浪费,而且用户只要会写字,不需要学习繁琐的键盘输入方法,与日常在纸上办公时批阅、签署文档一样,就能方便地实现无纸化办公。

  领导办公可以与工作的各环节紧密结合,无纸化电子签章技术保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用无纸化电子签章技术实现可靠的身份确认功效,比传统键盘密码更安全、更有效。

  具备无纸化办公属性的硬、软件可以大大减少重复劳动,它可以使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来,同时也能处理流程上多环节的任务。可以方便进行各个环节的审核、批复、签字,同时也可以进行不同环节批复与查询。

  以通讯行业为例,以往客户在营业厅进行各种业务办理,如电信资费方案调整、国际漫游服务、停机办理等,皆需要分别填写多份纸本表格。如此,不仅徒增柜员及客户重复填写、确认身份信息的流程,也延长排队等待的时间,更提高纸张成本的支出,影响整体服务效率甚巨。而借助无纸化办公,运营商则通过无纸化电子签章的整合,让客户以全数字操作方式,直接在屏幕上完成窗体填写、合约确认及电子手写签名,而柜员也可以立即将合约等文件以电子文件储存到公司内部做系统归档,有效提升运营商在对内业务文件管理及对外客户服务质量及整体效率。

  无纸化办公不仅省时省力还更省钱,实行网络化办公使得纸质文件大量减少,随之而来的印刷、用纸等办公费用也相应缩减。而电子文件的使用及网络互联的开通,则节约了发送纸质文件所需的邮资、路费、通讯费和人力,不仅有效提高了办公效率,而且节省了大量相关办公开支。

  如今的社会是低碳的社会,环保的社会,讲究效率节约的社会。无纸化办公的推行正符合这样大发展的趋势。电子技术、信息化的改革为人们的生活带来了翻天覆地的变化。无纸化的优点显而易见,其是时代发展的必然趋势。

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